Group Assistant, Brand Consulting

This is a Full Time Job

Brand Consulting – Group Assistant (m/w/d)

Job Description

S TELLENBESCHREIBUNG

Zur Verstärkung unseres Brand Consulting Teams in München suchen w ir eine/n Group Assistant (m/w/d) im Bereich Business Operations. In dieser Rolle bist Du die zentrale Anlaufstelle für administrative und organisatorische Themen und sorgst dafür, dass unser internationales Team reibungslos arbeiten kann. Du koordinierst Termine, Meetings und Reisen für das Leadership- T eam, unterstützt bei der Planung und Umsetzung interner sowie externer Veranstaltungen und übernimmst die Erstellung und Pflege wichtiger Dokumente und Übersichten. Gemeinsam mit dem International Business Operations Team gestaltest Du effiziente Prozesse und bringst eigene Ideen zur Weiterentwicklung ein. Mit Deinem Organisationstalent und Deiner proaktiven Arbeitsweise hältst Du alle Fäden im Hintergrund zusammen und trägst maßgeblich zum Erfolg unseres Teams bei.

Deine Aufgaben:
• Übernahme der administrativen Tätigkeiten für den Co-Head, International Client Services und SVP, International Growth, inklusive Terminplanung, Meeting-Organisation , Reise planung und Spesenabrechnungen
• Enge Zusammenarbeit mit dem Internationalen Business Operations Team
• Vorbereitung interne r Meetings, P flege der Kunden - und Dienstleister übersicht sowie Begleitung des Onboarding s neuer Kund :innen
• Planung und Koordination von internen Events sowie On- und Offsite -Veranstaltungen
• Erstellung von Dokumenten (v.a. Excel und PowerPoint), Durchführung allgemeiner Recherchen, Bearbeitung von RFI-Einreichungen, Statusberichten, Besprechungsnotizen und Budgets
• Unterstützung in der Zusammenarbeit & Optimierung von Prozessen mit internen Stakeholdern (Finance , HR, Legal, IT)
• Gelegentliche s Mitwirken bei Kundenprojekten und Aktivierungen im Account Management Team
• Mitgestaltungsmöglichkeit zur Definition und Weiterentwicklung der Rolle nachdem diese erstmalig besetzt wird

Was solltest Du mitbringen?
• Sehr gute Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten sowie ein ausgeprägter Blick für Details
• Organisationstalent und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig effizient zu koordinieren
• Idealerweise erste Erfahrung als Team Assistant oder Personal Assistant (PA)
• Du hast bereits Einblicke in die Arbeit einer Agentur oder eines internationalen Unternehmens gewonnen
• Professionelles und freundliches Auftreten sowie eine positive, lösungsorientierte ''Can-Do''-Mentalität
• Sicherer Umgang mit Microsoft Outlook, Word, PowerPoint, Excel , Microsoft Teams , Navan und Concur
• Fähigkeit, komplexe Sachverhalte strukturiert in Ideen und Lösungen zu überführen
• Hervorragende Kommunikationsfähigkei t sowohl mündlich und schriftlich
• Interesse an Sport, Entertainment und Popkultur
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. C1 Level)

Bitte bewirb dich mit vollständigen Unterlagen bestehend aus deinem Lebenslauf, einem aussagekräftigen Anschreiben und ggf. relevanten Zeugnissen.